Conformément à la législation actuellement en vigueur (décret législatif du 22 janvier 2004, n. 42, Code du patrimoine culturel et du paysage, art. 41), les Archives d’État exercent la fonction de surveillance sur les archives produites et conservées dans les bureaux de l’administration publique.
Cette surveillance est exercée par le biais des Commissions de surveillance et de rejet, prévues pour chaque bureau de l’administration de l’État au niveau périphérique. Elles sont composées de membres nommés par le bureau concerné, d’un représentant des Archives d’État compétentes et d’un représentant du ministère de l’Intérieur. La composition de la Commission devrait refléter les différents intérêts et les points de vue concernant les documents. En particulier, le représentant des Archives d’État devrait exprimer les exigences de leur conservation en tant que sources pour la recherche historique.
La compétence territoriale s’identifie avec celle du bureau surveillé, qui, en règle générale, est celle de la province.
Lors de réunions périodiques, la Commission inspecte les archives de dépôt, discute les questions relatives à la bonne conservation et à l’organisation des documents, propose les éliminations (ensuite approuvées par le ministère des Biens et activités culturels) ainsi que les versements aux Archives d’État pour les affaires épuisées depuis plus de 40 ans.
L’élimination se base sur des barèmes spécifiques d’élimination (liste des types de séries avec la prévision des durées maximales de conservation), lorsque ceux-ci ont été établis par les Administrations compétentes. Dans les autres cas, la Commission s’appuie sur la pratique, les usages et le jugement des membres.
Du point de vue des processus de sédimentation des sources documentaires, l’importance des Commissions et au sein de celles-ci du rôle de l’archiviste, réside surtout dans l’exercice d’un contrôle sur les archives lors de la phase délicate où, entre la production initiale, le stockage temporaire au sein du bureau ou dans différents bureaux, les réorganisations intentionnelles, les désordres accidentels et l’élimination, les fonds archivistiques acquièrent peu à peu la physionomie qui les caractérisera quand, à la fin du processus dit de « transmission archivistique », ils seront transférés aux Archives d’État compétentes, pour y être conservés indéfiniment.
