Nach Maßgabe des Gesetzes jetzt in Kraft (Dekret von 22 Januar 2004 N.42, Kodex der Kulturgüter und Landschaft, Paragraf 41, wurden die Staatsarchive die Befugnis der Aufsicht über den Archiven ausgeübt, die in dem Büro der öffentlichen Verwaltungen erzeugt und gesammelt sind.
Die Aufsicht wird über das Archiv durch die Ausschüsse der Überwachung und Unterschied ausgeübt, die für jeden Büros der staatlichen Verwaltung beim peripherischen Sitz eingeplant werden sind. Die Ausschüsse sind von den ernannten Mitgliedern des federführenden Büros, sowie von eine/-er Vertreter/-in das federführende Staatsarchiv und von einem Mitglied des Innenministeriums arrangiert. Die Zusammensetzung des Ausschusses reflektiert die anderen Interessen sowie den Standpunkt über die Papiere. Insbesondere kann die/der Vertreter/-in das Staatsarchiv das Erfordernis der Papiere als Quellentexte für der geschichtlichen Untersuchungen ausdrücken.
Die territoriale Zuständigkeit weist sich mit dem überwachten Büro aus, dass normalerweise provinziell ist.
Während der periodischen Versammlung, wird das Ausschuss das Archiv der Verwahrung überprüfen, dann man kann über die Angelegenheit der guten Erhaltung und der Ordnung der Papiere diskutieren, sowie kann ihre Aussonderung vorschlagen (dass später vom Ministerium für Kulturgüter und kulturelle Tätigkeiten stattgeben wird), und kann die Einlegung der Sachen mehr als 40 Jahre vorschlagen.
Die Aussonderung ist auf den bestimmten Obergrenzen der Erhaltung begründet (eine Liste der Typologien mit dem Zeitlimit der Erhaltung), wenn sie von den federführenden Verwaltungen vorbereitet werden. In die anderen Fälle kann das Ausschuss auf die Praxis, sowie die Angewohnheit und die Verständigkeit der Mitglieder zurückgreifen.
In Bezug auf das Vorgehen über die Papiere, sowie die Wichtigkeit des Ausschusses, und die Rolle des/der Archivar/-in darin, dass überhaupt in der Kontrolle des Archivs besteht, während der Phasen von: der ursprünglichen Produktion; der temporären Erhaltung bei dem Büro oder anderen Büros; der wissentlichen Neuordnungen; des zufälligen Chaos; der Aussonderungen. Wenn dieses Vorgehen „der archivalischen Übergabe'' beendet und die Papiere werden in dem federführenden Staatsarchiv zusammengelaufen, um zeitlich unbegrenzt zu erhalten, werden die Archive eigene Form erworben.
