Archivio di Stato di Caserta

Sorveglianza sugli archivi statali

Ai sensi della normativa vigente, e in particolare del decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42, recante il Codice dei beni culturali e del paesaggio (art. 41), gli Archivi di Stato esercitano la funzione di sorveglianza sugli archivi prodotti e conservati presso gli uffici statali della città e della provincia di riferimento. 

Le Commissioni di sorveglianza e scarto

La funzione di sorveglianza è esercitata, in particolare, attraverso le Commissioni di sorveglianza e scarto, istituite presso gli uffici periferici delle amministrazioni statali. Le Commissioni sono composte da rappresentanti dell’amministrazione interessata, dell’Archivio di Stato territorialmente competente e del Ministero dell’Interno.

La composizione collegiale delle Commissioni è finalizzata a garantire la rappresentazione dei diversi interessi connessi alla gestione della documentazione. In tale ambito, il rappresentante dell’Archivio di Stato contribuisce a tutelare le esigenze di conservazione della documentazione, anche in considerazione del suo valore quale fonte per la ricerca storica.

La competenza territoriale della Commissione corrisponde, di norma, a quella dell’ufficio sottoposto a vigilanza e, ordinariamente, coincide con l’ambito provinciale.

Attività di sorveglianza

Nel corso delle periodiche riunioni, la Commissione svolge attività di controllo e valutazione sull’archivio corrente e di deposito, esaminando le condizioni di conservazione e le modalità di organizzazione e gestione della documentazione. Tra i principali compiti rientrano:

• la verifica delle condizioni di conservazione e dell’ordinamento delle carte;
• l’esame delle problematiche relative alla gestione e alla tenuta degli archivi;
• la proposta di scarto, secondo le procedure previste dalla normativa vigente;
• la valutazione dei versamenti all’Archivio di Stato della documentazione relativa ad affari esauriti da oltre 30 anni.

Le proposte di scarto sono sottoposte all’approvazione della Direzione generale Archivi. 

I piani di conservazione

Le operazioni di selezione e scarto sono effettuate, ove disponibili, sulla base degli appositi piani di conservazione, nei quali sono individuate le diverse tipologie documentarie e, per ciascuna di esse, i relativi tempi di conservazione.

Qualora non siano stati predisposti specifici strumenti da parte delle amministrazioni competenti, la Commissione procede alla valutazione della documentazione sulla base dei principi e delle prassi archivistiche, tenendo conto delle caratteristiche dei documenti, della loro funzione amministrativa e del loro eventuale interesse storico.

Il ruolo delle Commissioni nel processo di formazione e trasmissione degli archivi

Dal punto di vista dei processi di sedimentazione e conservazione delle fonti documentarie, le Commissioni di sorveglianza rivestono un ruolo di particolare rilievo. La loro attività, e in particolare il contributo professionale dell’archivista, si colloca in una fase decisiva del processo di formazione e trasmissione degli archivi.

È infatti nel periodo compreso tra la produzione originaria dei documenti e il loro eventuale versamento presso l’Archivio di Stato che i complessi documentari possono essere interessati da trasferimenti, riordinamenti, accorpamenti, dispersioni accidentali di scarto. Tali interventi contribuiscono in modo significativo a determinare la fisionomia che i fondi archivistici assumeranno nel tempo.