De conformidad con la normativa actualmente vigente (decreto legislativo de 22 de enero de 2004, n.42, Código de los bienes culturales y del paisaje, art.41) los Archivos de Estado ejercen la función de vigilancia sobre los archivos producidos y conservados en las oficinas de la Administración pública.
Dicha vigilancia se ejerce a través de las Comisiones de vigilancia y descarte, previstas para cada oficina de la administración estatal en sede periférica. Estas están compuestas por personas designadas por la oficina interesada, por un representante del Archivo de Estado competente y por uno del Ministerio del Interior. La composición de la Comisión debería reflejar los distintos intereses y puntos de vista con respecto a los documentos. En particular el representante del Archivo de Estado debe expresar la necesidad de su conservación como fuentes de la investigación histórica.
La competencia territorial se identifica con la de la oficina vigilada que suele ser la provincial.
En las reuniones periódicas, la Comisión inspecciona el archivo de depósito, discute cuestiones relativas a la buena conservación y la ordenación de los documentos, propone los descartes (posteriormente aprobados por el Ministerio de bienes y actividades culturales) y los pagos al Archivo de Estado para los asuntos concluidos desde hace más de 40 años.
El descarte se basa en los cuadros de clasificación para la eliminación (listado de las tipologías de las series con la previsión de los tiempos máximos de conservación), cuando estos hayan sido elaborados por las Administraciones competentes. En los demás casos la Comisión recurre a la práctica, a la costumbre y al juicio de sus miembros.
Desde el punto de vista del proceso de sedimentación de las fuentes documentales, la importancia de las Comisiones, y dentro de ellas, del papel de archivero, se encuentra sobre todo en ejercer un control sobre los archivos en la delicada fase en la que, entre la producción original, la conservación temporal en la oficina o en oficinas diferentes, las reorganizaciones deliberadas, la confusión accidental y el descarte, los fondos archivísticos terminan adquiriendo la forma que es destinada a caracterizarlos, cuando, al final del proceso llamado de ”transmisión archivística” confluirán en el Archivo de Estado competente, para ser conservados de manera indefinida.
